Instruks til eksterne kvalitetskontrolprøver i bakteriologien (DEKS)

  
1) Formål
2) Definitioner
3) Fremgangsmåde
3.1) Databehandling og resultatfortolkning
4) Sikkerhed og risikovurdering
5) Affaldshåndtering
6) Nødprocedurer
7) Referencer
  
 

Papirversion forefindes (sted):

Orange mappe i Kopirummet (rum nr. 380.37.403)


 
1) 
Formål

Denne instruks er gældende for Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, Hvidovre Hospital og beskriver retningslinjerne for håndtering, registrering, analysering og rapportering af DEKS prøver i laboratoriet i bakteriologien. Dette gøres for at kvalitetssikre de bakteriologiske analyser, der foretages i laboratoriet.

 
2) 
Definitioner

DEKS: Dansk Institut for Ekstern Kvalitetssikring for Laboratorier i Sundhedssektoren.


DEKS-gruppen består af repræsentanter fra hhv. Identifikationsteam og Resistensteam.


DEKS ansvarlige bioanalytikere: Tina Rønnebek og Elsa Hvidbro

DEKS ansvarlige overbioanalytikere: Sascha Perriard og Maria Wendelboe Forsberg

DEKS fagansvarlige speciallæger: Michael Pedersen og Lillian Søes


Yngre læge under uddannelse tilknyttet DEKS i bakteriologien.


 
3) 
Fremgangsmåde

Modtagelse af DEKS


DEKS prøverne forsendes i en lille papæske og ankommer til prøvemodtagelsen. 




Pakken anbringes på øverste hylde i modtagelses-køleskab 4 og modtagelsesdato noteres på pakken.

Kontakt DEKS ansvarlige bioanalytikere og ved disses fravær, skriv en mail for at informere om at prøverne er ankommet.


Registrering af DEKS i wwlab


  • Oprettes i wwLab med 9 nr.

 

Labnummer                 ”9-7050119” (eksempel)

Afd./sekt.                     Afhængig af prøvekategori
CPR.nr.                                -
Patientnavn                         DEKS + DEKS nr. (Specimen number)
Afsender                             HH445         
Ankomstdato                       dd.mm.åååå
Prøvedato                            -                     tid: -                                    
Prøvetype                            Aktuel prøvetype                                      
Lokalisation                         Aktuel lokalisation
Specifikation                        Evt. uddybning af lokalisation el. andet.
Undersøgelse                       Dyrkning og resistens


Anamnese:                         Kliniske oplysninger, pt.-historie o. lign. fra DEKS-seddel.


Følgende kommentar sættes ind:

Ved spørgsmål kontakt venligst DEKS teamet (Michael Pedersen, Lillian Søes, Tina Rønnebek og Elsa Hvidbro)

 


·         DEKS-mappen med arbejdssedler findes i Koch rummet

·         Prøverne markeres med hver deres wwLab nummer

·         Der findes 3 forskellige arbejdssedler der skal udfyldes 

·         Der er en overordnet seddel som skal udfyldes med information om både resistensprøverne og identifikationsprøverne

·       Dernæst får hver prøve deres egen arbejdsseddel, som udleveres sammen med prøve

 


Oprettes af DEKS ansvarlig. Arbejdssedlerne ligger som bilag til denne instruks.


Udsåning af DEKS


Alle DEKS-prøver skal håndteres som almindelige patientprøver og udsås i henhold til laboratoriets procedurer for det pågældende prøvemateriale. 

Vær opmærksom på at der kun skal udføres identifikation ved identifikationsprøverne og ved resistensprøverne følges den pågældende prøvekategoris antibiotikavejledning.

Ved tvivlsspørgsmål kontakt DEKS ansvarlige bioanalytikere eller DEKS fagansvarlige speciallæger. 

  1. Tilsæt 1 mL serumbouillon til den frysetørrede ampul
  2. Lad prøve stå i ca. 1 minut til den er opløst
  3. Bestilling af medier under Udsåning i Kiestra
  4. Tjek anamnesen og suppl evt med ekstra medier
  5. Vær opmærksom på om det er en ID eller Resistensbestemmelse
  6. Resistensbestemmelse laves aldrig direkte

Dette gælder også prøver der håndteres af bloddyrkningsteamet. Fæces skal ikke på Kiestra.  
Fæces laboratoriet opløser ampullen og overfører 0,5 mL til en fecalswab som afleveres til PCR laboratoriet. Fæces prøver skal altid dyrkes. Også ved negativt PCR svar.
Anamnesen læses og der udsås eventuelt på supplerende medier. Er prøven positiv i PCR skal den normale procedure følges.

Analysering af DEKS

DEKS prøver skal behandles som patientprøver og proceduren for den aktuelle kategori følges.

Identifikation:
Alle udførte test noteres i M-boks i wwLab. Vigtigt at notere Maldi-Tof score. Vær opmærksom på at følge Maldi-Tof navnelisten.

Resistensbestemmelse:
Der udføres som hovedregel kun resistensbestemmelse efter pågældende prøvekategori og bakteriefund. Ved nedsat følsomhed følges gældende flowdiagrammer og samtlige udvidede test udføres, f.eks. konfirmatorisk PCR.
Alle zone-størrelser måles og indtastes i wwLab.
I enkelte tilfælde vil der i wwLab være skrevet supplerende resistensbestemmelse på.

Besvarelse af DEKS i laboratoriet


Besvares og slutsvares i wwLab af den bioanalytiker der har udført analysen. Sedlerne kasseres.
Ampullen afleveres til DEKS ansvarlig bioanalytiker eller lægges i grøn kop markeret DEKS i store lab.


Håndtering og rapportering


I wwLab ændres hver prøve til labsektion KV1 og der laves et fryse nr. Gemmes i DEKS kassen i -80 fryser.

Derudover ændres prøvekategorien til Kvalitetskontrol i Kiestra. Dette er vigtigt da billeder i denne kategori gemmes hvorimod alm lab sektioner bliver slettet efter 1 måned.


Til rapportering af resultater benyttes følgende hjemmeside:

 

www.ukneqasmicro.org.uk

 

Vælg Login Reports/Results og indtast brugernavn og adgangskode


Brugernavn: 799A

Adgangskode: DEKSKMA445

 

Vælg mellem følgende paneler:

UK NEQAS for Antimicrobial susceptibility 

UK NEQAS for Generel bacteriology

UK NEQAS for Blood parasitology

 

Ved rapportering vælges Result ud fra det pågældende panel.

 


Antimicrobial susceptibility


  • Ved feltet Guideline indtastes hvilke retningslinjer vi følger: EUCAST. Og ved feltet Method used routinely tastes Disk diffusion EUCAST 
  • Alle antibiotika indtastes, hhv. MIC eller zonediameter. Ved MIC indtastes ligeledes breakpoint, som opgivet på Nordicast. Ved disks indtastes indholdet også
  • De indtastede værdier tolkes direkte under Test result, og tolkes ligeledes under Reported result (f.eks. hvis et antibiotikum rutinemæssigt forceres)
  • Guideline/Method used if different to routine: EUCAST og hhv. gradient MIC eller Disk diffusion EUCAST
  • Når alt er tastet ind, klikker man på Final Page, hvor dato for modtagelse af DEKS prøverne oplyses
  • Til slut klikkes der på Submit
  • Det er først når resultaterne er submitted, at de er helt afsluttet. Undervejs kan man gemme indtastede resultater, således at man ikke behøver at taste det hele på én gang. Har man rettelser til et resultat, der allerede er submitted, kan man redigere og submitte igen; helt indtil slutdatoen

 
General bacteriology

  • Method: Her noteres identifikationsmetoden, f.eks. Maldi-Tof (Bruker)
  • Result: Her vælges den fundne patogene bakterie
  • Overall result: Her vælges det endelige resultat. Bemærk at Result og Overall result ikke nødvendigvis er ens; f.eks. Result à Salmonella spp., Overall result à Salmonella typhi. 
  • Would you refer this specimen: not referred hvis fundet ikke normalt videresendes til reference og overvågning eller andet, Referred, hvis fundet normalt videresendes.

  • Hvis der er anvendt flere forskellige metoder, f.eks. i fæcesdiagnostik, anvendes mulighederne A og B til at registrere dette.
  • Er der fundet flere patogener, anvendes mulighederne patogen 1 og 2
  • Når alt er tastet ind, klikker man på Final Page, hvor dato for modtagelse af DEKS prøverne oplyses. Til slut klikkes der på Submit.
  • Det er først når resultaterne er submitted, at de er helt afsluttet. Undervejs kan man gemme indtastede resultater, således at man ikke behøver at taste det hele på én gang. Har man rettelser til et resultat, der allerede er submitted, kan man redigere og submitte igen; helt indtil slutdatoen.

 


Registrering af resultater på UKneqas hjemmeside udføres af DEKS ansvarlig bioanalytiker.

 
3.1) 
Databehandling og resultatfortolkning

DEKS ansvarlige bioanalytikere modtager en mail fra UK NEQAS når der foreligger færdige rapporter. 
For identifikation går der ca. en 1 måned inden rapporten er klar og ved resistensbestemmelse minimum 2 måneder.
Disse rapporter gemmes på P-drevet.

Al information vedrørende panel nr., modtagelses-, rapporteringsdato og kommentarer indtastes i DEKS QC prøver kvitteringsark af DEKS ansvarlig bioanalytiker. Excel ark findes på:

P:\AHH\Klinisk Mikrobiologisk Afdeling\11 Kvalitet\4. DEKS\Bakteriologi\DEKS QC prøver kvitteringsark

DEKS prøveresultaterne evalueres løbende af de DEKS ansvarlige bioanalytikere i forbindelse med svarafgivelsen til UK NEQAS. Ved akutte problemer gennemgås disse i DEKS gruppen.

Ved behov for kontakt til UK Neqas: Skriv til DEKS Glostrup eller til organizer@ukneqasmicor.org.uk

DEKS gruppen mødes 4 gange årligt, ca. 3 uger forud for de bakteriologimøder der har DEKS på dagsordenen (februar, maj, september, december), for at gennemgå og evaluere DEKS prøveresultaterne.
DEKS ansvarlige bioanalytiker indkalder til disse møder.


Se også referaterne på P-drevet:
P:\AHH\Klinisk Mikrobiologisk Afdeling\11 Kvalitet\4.DEKS\Bakteriologi\Møder

 
4) 
Sikkerhed og risikovurdering

Da der ved denne procedure arbejdes med prøvemateriale, der skal betragtes som potentielt smittefarligt, udføres arbejdet efter generelle hygiejne- og sikkerhedsinstruktioner der foreligger vedrørende arbejde i et mikrobiologisk laboratorium.


Ved stænk af prøve- eller kontrolmateriale i øjne, direkte på huden eller ved anden form for eksponering, renses og skylles grundigt med vand.

 

Der henvises til Intranet Sikkerhed, arbejdspladsbrugsanvisning APBA.


 
5) 
Affaldshåndtering

Alt prøvemateriale, tilsåede medier og alle brugte utensilier bortskaffes som risikoaffald.
Kasserede prøvenr. og andet papiraffald bortskaffes som restaffald. Rent plast/pap affald sorteres i respektive containere.

 
6) 
Nødprocedurer

Ved IT-nedbrud henvises til særskilt instruks "Nødprocedure ved IT-nedbrud".

Ved svigt af Kiestra inkubatorer benyttes anden CO2-inkubator og alm. varmeskab. Evt. diskuteres, om prøverne skal dyrkes uden om Kiestra systemet. Se "Nødprocedure ved Kiestra nedbrud".

 
7) 
Referencer

Relevant lovgivning, litteratur, faglig evidens
 
 
Bilag: Registrering af resultater i UKneqas (docx)
Bakteriologi - Øvr..14119 MALDI TOF - navneliste
Bilag: Registrering af DEKS (docx)
Bakteriologi - Ins..14137 Nødprocedure ved Kiestra nedbrud
 
Bilag:
DEKS arbejdsseddel ID
DEKS arbejdsseddel RES
DEKS rapporterings seddel
Registrering af DEKS
Registrering af resultater i UKneqas
02.05.2024